Potenciando la Productividad Personal: Un enfoque centrado en el humano de la Planificación de Tareas

Introducción

El flujo de trabajo de cualquier individuo considera diversos aspectos de la gestión de tareas. La procrastinación, a menudo vista como un retraso o pérdida de tiempo, puede ser integrada efectivamente en este flujo, favoreciendo un entorno de trabajo más propicio para la creatividad y el bienestar individual. Reconociendo los beneficios del descanso y del pensamiento creativo, nuestra propuesta busca cambiar la visión negativa a menudo asociada con la procrastinación. En lugar de desalentarla, la consideramos una parte integral de la jornada laboral que, si se maneja adecuadamente, puede impulsar la productividad y la innovación.

Last Planner System

El sistema Last Planner, desarrollado en la década de los 90, es una metodología de gestión de producción diseñada específicamente para la industria de la construcción. Es más que un simple método de programación; en cambio, es un sistema de planificación y control de la producción totalmente integrado y basado en la filosofía Lean Construction.

La filosofía Lean Construction busca aumentar la eficiencia y la productividad mediante la eliminación de cualquier desperdicio en el proceso. En esta línea, el éxito del sistema Last Planner radica en su capacidad de garantizar la fiabilidad en la planificación de proyectos de construcción. A través de varias etapas claramente definidas, el sistema trabaja hacia la reducción de la incertidumbre y la variabilidad, lo que permite un mejor mapeo y gestión de riesgos.

El sistema se basa en cuatro pilares:

“Debería hacerse” (Should): Donde se identifican todas las tareas necesarias para cumplir los requisitos del proyecto. Se establece una visión global de lo que se necesita hacer para cumplir los objetivos, lo que proporciona una visión clara de los riesgos inherentes y la posibilidad de mitigarlos en una etapa temprana.

“Puede hacerse” (Can): Tras identificar las tareas, se evalúan los recursos disponibles para determinar si las tareas pueden ser completadas. Esto permite que sean eliminados posible obstáculos que puedan obstaculizar la ejecución de estas tareas. Identificar estos obstáculos con anticipación aumenta la predictibilidad y reduce la incertidumbre de la producción.

“Se hará” (Will): Una vez que se sabe que una tarea es factible, se asigna a un equipo o individuo específico. Al hacer esto, no solo se garantiza que las tareas planificas se cumplan, sino que también se crean compromisos claramente definidos entre los miembros del equipo, creando responsabilidad y confiabilidad en la producción.

“Se hizo” (Did): Esta etapa es fundamental para confirmar que una tarea se ha completado según lo planeado. Si un aspecto de la tarea no se ha completado, se analizan las razones y se utilizan estos hallazgos para mejorar la planificación y ejecución de tareas futuras, para que se tengan claras lecciones aprendidas y se puedan evitar errores similares en futuros proyectos.

La dificultad de aplicar el sistema Last Planner en la práctica diaria en un entorno de oficina.

El System Last Planner, aunque efectivo en un entorno de construcción en el que los proyectos son lineales y orientados a un objetivo, puede encontrar dificultades significativas cuando se intenta aplicar en un entorno de oficina más dinámico y multifacético.

En un entorno de trabajo de oficina, los profesionales a menudo manejan múltiples proyectos y responsabilidades, cada una con su conjunto particular de expectativas. Las tareas diarias pueden encapsular un espectro amplio que abarca desde gestiones administrativas rutinarias hasta el desarrollo disruptivo y el manejo de crisis. La gestión eficiente de estas variadas tareas requiere una adaptabilidad y flexibilidad que desafía la estructura más rígida y predecible del sistema Last Planner.

Además, la naturaleza cambiante de los entornos de oficina agrega otra capa de complejidad. Las prioridades pueden cambiar de un día para otro y las asignaciones de tareas pueden variar dependiendo del flujo de trabajo, el tiempo disponible y las necesidades cambiantes del negocio. Este constante estado de flujo puede dificultar la creación de planes y el seguimiento de objetivos a largo plazo, y presenta desafíos en términos de adaptabilidad y gestión de cambios a la cual el sistema Last Planner no se adapta de manera efectiva.

Además, los empleados buscan a menudo encontrar un sentido a su trabajo y una forma de contribuir con cambios y mejoras que aporten valor a la organización más allá de simplemente lograr regularmente las metas de los proyectos. Quieren saber que su trabajo tiene un impacto significativo y que sus ideas y contribuciones son valoradas. Este deseo de autoexpresión y autorealización puede no ser tenido en cuenta por un sistema que está altamente estructurado y enfocado en la realización de tareas predefinidas.

Por último, las aplicaciones como Notion, Trello, Teams o Jira tienden a enfocarse en el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Aunque esto puede ser de gran ayuda en algunos contextos, en un entorno de trabajo de oficina puede a menudo dejarse de lado la importancia de las tareas diarias que mantienen el funcionamiento de la oficina. Al mismo tiempo, un lienzo en blanco puede proporcionar la libertad para explotar ideas creativas, pero sin una dirección y un marco claros, puede resultar en una disminución de la efectividad y la productividad.

En conclusión, aunque el sistema Last Planner ha demostrado ser un método eficaz de planificación en ciertos contextos, puede que no sea la opción más adecuada para entornos de trabajo más dinámicos y variados, como los de oficina, sin una adaptación significativa y considerada.

Planteamiento de una Alternativa Adaptativa y Holística

En respuesta a las diversas demandas de un entorno de oficina, proponemos una alternativa que reestructura y expande la funcionalidad del sistema Last Planner para fomentar su aplicabilidad en situaciones más dinámicas y fluidas. A través de esta alternativa, buscamos balancear la estructura y previsibilidad de Last Planner con la necesidad de adaptabilidad exigida por la naturaleza impredecible de un entorno de oficina.

Hemos identificado que es esencial tener claridad sobre los objetivos individuales anuales, los objetivos empresariales generales y los eventos importantes que se desarrollarán cada mes. Este entendimiento brinda contextos más amplios que influyen en nuestras responsabilidades diarias y proporciona a los miembros del equipo una mayor comprensión de cómo se alinean sus contribuciones con las metas generales de la organización.

Proponemos adaptar los términos del sistema Last Planner de la siguiente manera:

•          Debería hacerse (“Should”): Convertido en “Qué debo hacer”, reconociendo las tareas que son esenciales para el progreso del proyecto o la operación diaria. Estas tareas estarán guiadas por los objetivos a largo plazo definidos anteriormente.

•          Puede hacerse (“Can”): Transformado en “Qué puedo hacer”, este término toma en cuenta la capacidad individual y los recursos disponibles, limitando la planificación a lo que es prácticamente factible.

•          Se hará (“Will”): Adaptado a “Qué se hará”, presenta un compromiso profesional con la tarea asignada, teniendo en cuenta la realidad de los flujos de trabajo impredecibles.

•          Se investigará (“Will Imagine”): Este término nuevo introduce la idea de tiempo dedicado a la investigación, la prueba y la mejora; tiempo designado para tareas ‘extra’ que contribuyen a la automejora, innovación y eficacia a largo plazo.

•          Se hizo (“Did”): Convertido en “Qué se hizo” o “What was done”., documenta las tareas completadas, proporcionando un registro de logros que pueden ser revisados y aprendidos.

•          Se desestimó (“Was dismissed”): Este nuevo término permite la identificación de tareas que ya no son necesarias, proporcionando una vista temporal en constante actualización que refleja los cambios en los flujos y permite encontrar patrones en caso se vuelvan a requerir las actividades que en algún momento se cancelaron. De manera similar a las causas de incumplimiento poder entender y controlar la variación.

Asimismo, la incorporación de feedback cualitativo y cuantitativo ofrecerá una visión más amplia del rendimiento laboral diario. Pueden evaluarse factores emocionales (“Cómo me sentí hoy”, “Cómo creo que impacté a otros”) y cuantitativos (como el logro de las tareas y los cambios realizados al plan), proporcionando un panorama más holístico de la productividad en el lugar de trabajo.

Este enfoque multidimensional brinda un sistema más flexible y personalizado que valora la contribución individual al mismo tiempo que mantiene una estructura coherente y eficaz, lo que hace que sea más adecuado para el caos controlado que a menudo caracteriza a los entornos de oficina.

Conclusión: Creando Un Ambiente de Trabajo Eficaz y Satisfactorio

Con el desarrollo de este enfoque innovador basado en la adaptación del sistema Last Planner, buscamos convertir la procrastinación, a menudo percibida como un problema, en un proceso constructivo y valioso en el lugar de trabajo. Al dar luz al aspecto humano siempre presente en nuestro trabajo, reconocemos que el tiempo de inactividad y la autorreflexión pueden ser herramientas poderosas que impulsan la satisfacción laboral y la productividad.

Este sistema de planificación flexible, adaptado a las particularidades y demandas del entorno de trabajo de oficina, permite la exploración creativa y la mejora a través de “Will Imagine”, valida y entiende las cambiantes demandas del flujo de trabajo con “Was Dismissed” y alienta la revisión y el aprendizaje efectivo a través de “What was Done”. Esta reconfiguración mantiene los beneficios de la predictibilidad y la estructura, mientras también aborda la necesidad de adaptabilidad en un ambiente de trabajo en constante cambio.

En el camino, este enfoque también resalta la importancia de la retroalimentación cuantitativa y cualitativa. Al dar lugar a una auto-evaluación adecuada, ayuda a los empleados a comprender su impacto en la organización y cómo sus acciones afectan a los demás. Este énfasis en la autorreflexión también crea un ambiente en el que los trabajadores pueden sentirse seguros para innovar y proponer mejoras.

Nuestra plantilla de planificación propuesta representa, por lo tanto, un cambio significativo en la gestión de tareas y ofrece un camino para un lugar de trabajo más satisfactorio y productivo. Alentando la innovación y promoviendo un sentido de pertenencia y colaboración, fomentamos un ambiente de trabajo más humano en el que los empleados no solo se sienten apreciados por lo que hacen, sino también por lo que aportan a nivel personal e imaginativo a la organización.

En definitiva, esta plantilla específicamente diseñada proporciona una estructura que impulsa la productividad a la vez que tiene en cuenta las necesidades humanas y emocionales en la vida laboral. Esta visión equilibrada tiene el potencial de revolucionar la manera en que concebimos y gestión.